Педагогическое конструкторское бюро
А что у вас с ресурсами?
Краткий анализ ошибок начинающих проектных групп и практические советы опытных проектировщиков
"Крупный успех составляется из множества предусмотренных и обдуманных мелочей".
Василий Ключевский
"Менеджмент - это искусство достижения целей в условиях ограниченности ресурсов".
Терри Гибсон
Слово «ресурс» в переводе с французского (ressource) обозначает «вспомогательное средство».
Это понятие относится не только к природным объектам, но и к любой сфере, в которой человек осуществляет какую-либо деятельность. Например, копирайтер пишет статью. В своей работе он использует информационные ресурсы интернета, энергоресурсы (работа компьютера и модема), ресурсы связи (соединение с интернетом), ресурсы своего организма (мозг, зрение и т.д.).
И любой проект требует различных ресурсов, которые нужно где-то получить, а затем грамотно использовать, чтобы добиться запланированных результатов.
И любой проект требует различных ресурсов, которые нужно где-то получить, а затем грамотно использовать, чтобы добиться запланированных результатов.
Ошибка 1. Отсутствие расчетов необходимых ресурсов
Группа при разработке своего проекта «забывает» сделать расчеты необходимых ресурсов, или надеется, что сможет решить все поставленные задачи без их использования.
Основные причины данной ошибки:
- 1. Отсутствие опыта реализации проектов и, как следствие, восприятие работы по решению конкретных задач без из материального обеспечения
- 2. Непонимание группой необходимости делать расчет ресурсов до начала реализации проекта, а не по ходу работы над ним
- 3. Надежда на то, что ресурсы появятся «сами собой», стоит только обратиться за помощью и поддержкой, например, к педагогам школы или своим родителям
Наш совет
В самом начале работы над проектом не забудьте составить подробный список всех необходимых для его реализации ресурсов и обязательно зафиксируйте этот на бумаге.
Для этого:
Для этого:
- 1. Детально опишите плановые мероприятия по проектуСписок всех мероприятий обсудите в группе и укажите все, что необходимо для их проведения, даже самые мелкие детали, например, сколько вам потребуется листов бумаги, чтобы написать приглашения для гостей. На первый взгляд, это может показаться «мелочью», но именно из-за таких мелочей часто проекты проваливаются, так как в самый нужный момент нет под рукой необходимых ресурсов
- 2. Укажите источники получения ресурсовАнализируя список плановых мероприятий с указанием необходимых ресурсов, обязательно заполняйте графу «Конкретные источники поступления данного ресурса». Причем это должен быть реальный источник, а не просто ваше представление о том, что это могут вам где-то дать и кто-то. Конкретность, конкретность и еще раз конкретность
Ошибка 2. Не очень точный расчет необходимых ресурсов
Несмотря на то, что группа понимает необходимость получения ресурсов для своего проекта, при расчетах допускаются небольшие неточности и даже грубые ошибки.
Основные причины данной ошибки:
- Пренебрежительное отношение к «работе с бумажками», где необходимо очень конкретно указывать вплоть до малейших деталей, сколько и чего необходимо для конкретного мероприятия (в штуках, экземплярах и т.д.)
- Элементарные ошибки при расчетах, когда цифры просто складываются неправильно, так как этим занимается неопытный член группы
- Поверхностное представление о том, сколько ресурсов потребуется для проведения плановых мероприятий
Наш совет
Для выполнения этой части подготовки проекта найдите в вашей группе (или пригласите) человека, который умеет работать с цифрами и не допускает ошибок при расчетах.
Для этого:
Для этого:
- 1Конкретные предложенияС самого начала договоритесь, кто в вашей группе будет отвечать за точность и правильность расчетов
- 2Конкретные просьбыОбязательно помогите ему найти списки ресурсов, которые потребовались другим группам при реализации примерно такого же проекта
- 3Письменное оформлениеОрганизуйте консультацию у более опытных групп, успешно реализовавших аналогичные социальные проекты
Хотите, чтобы бумажные карточки "Конструктор проекта" появились
в вашей копилке?
в вашей копилке?
Ошибка 3. Завышенная заявка на ресурсы
Это происходит в группах, которые придерживаются принципа «Проси больше, все равно дадут меньше». Это, к сожалению, часто приводит к тому, что группа вообще ничего не получает, так как запрашиваемые ресурсы им не могут дать по объективным причинам. Их просто может не быть в таком количестве у того, к кому группа обращается за помощью и поддержкой.
Основные причины:
1. Преобладание психологии «кладовщика» - «Пусть лучше будет больше, чем меньше, когда-нибудь это пригодится»
2. Случайная ошибка (опечатка), которая затем воспринимается группой как норма и фигурирует дальше на всех этапах разработки проекта
Это происходит в группах, которые придерживаются принципа «Проси больше, все равно дадут меньше». Это, к сожалению, часто приводит к тому, что группа вообще ничего не получает, так как запрашиваемые ресурсы им не могут дать по объективным причинам. Их просто может не быть в таком количестве у того, к кому группа обращается за помощью и поддержкой.
Основные причины:
1. Преобладание психологии «кладовщика» - «Пусть лучше будет больше, чем меньше, когда-нибудь это пригодится»
2. Случайная ошибка (опечатка), которая затем воспринимается группой как норма и фигурирует дальше на всех этапах разработки проекта
Наш совет
Не стоит завышать ваши запросы на ресурсы, это хорошо видно тем экспертам, которые знакомятся с вашими планами и видят, что вы показываете неадекватные цифры. И как следствие - вы получаете отказ.
Для этого:
Для этого:
- Несколько раз проверьте ваши расчетыПрежде чем заполнять окончательный вариант списка необходимых ресурсов проверьте точность расчетов с использованием простого калькулятора
- Проведите экспертную оценку расчетовПопросите внешнего эксперта (специалиста), например, педагога, проверить правильность заполненного варианта списка ресурсов и адекватность указанных в каждой строке цифр с учетом плана мероприятий проекта
- Внесите изменения в список ресурсовВ том случае, если потребуется, внесите необходимые изменения с учетом полученных рекомендаций
Ошибка 4. Отсутствие указания на источники получения ресурсов
Группа составляет достаточно конкретный список необходимых ресурсов, но при этом «забывает» указать источники их получения.
Основные причины данной ошибки:
- Отсутствие опыта реализации проектов, для которых требовались достаточно большие ресурсы
- Простая «забывчивость» тех членов группы, которые отвечают за раздел «Ресурсы проекта»
- Ложное представление о том, что источники получения ресурсов появятся «сами собой»
Наш совет
Это замечательно, когда у группы достаточно своих ресурсов для проекта, и не приходится думать над тем, например, где взять канцтовары для оформления афиши предстоящего мероприятия. Но при этом важно уточнить, кто и на каких условиях эти ресурсы вам выделяет.
Для этого:
Для этого:
- 1. Составляйте письменно список необходимых ресурсовПравильнее всего все виды ресурсов для вашего проекта оформить в виде таблицы
- 2. Согласовывайте списки ресурсовУточненные списки ресурсов обсудите и согласуйте с теми, кто эти ресурсы вам обещает выделить.
Ошибка 5. Отсутствие запасного варианта получения ресурсов
Обычно группа рассчитывает по получение ресурсов из тех источников, с которыми были заранее согласованы все вопросы (по количеству и по срокам). Но совсем не рассматривается вопрос о том, что может сложиться непредвиденная ситуация - и необходимых ресурсов не будет в полном объеме.
Основная причина - отсутствие навыков работы с возможными рисками, одним из который и является определенный сбой в получении необходимых ресурсов
Обычно группа рассчитывает по получение ресурсов из тех источников, с которыми были заранее согласованы все вопросы (по количеству и по срокам). Но совсем не рассматривается вопрос о том, что может сложиться непредвиденная ситуация - и необходимых ресурсов не будет в полном объеме.
Основная причина - отсутствие навыков работы с возможными рисками, одним из который и является определенный сбой в получении необходимых ресурсов
Наш совет
При расчете всех необходимых ресурсов обязательно обсудите запасные варианты их получения в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств.
Для этого:
Для этого:
- Проведите ревизию источников получения ресурсовОбсудите в команде список всех согласованных источников получения ресурсов
- Составьте запасной вариант «Б» для каждого ресурсаДополните каждый пункт списка всех согласованных источников получения ресурсов - вторым возможным вариантом
Ошибка 6. Отсутствие контроля за расходованием ресурсов
Обычно, приступая в реализации проекта, группа располагает необходимыми ресурсами, которые распределены по статьям (или плановым мероприятиям).
А вот в процессе реализации планов не всегда удается строго и точно соблюдать установленные лимиты на каждое мероприятие.
А вот в процессе реализации планов не всегда удается строго и точно соблюдать установленные лимиты на каждое мероприятие.
Основные причины данной ошибки:
- Отсутствие у членов группы элементарных навыков контроля расходования ресурсов
- Отсутствие в составе проектной группы человека, который персонально отвечает за учет и контроль расходования имеющихся ресурсов
- Пренебрежение этой важнейшей функцией работы с ресурсами
Наш совет
Обязательно назначьте одного из членов группы ответственным за расходованием имеющихся ресурсов в соответствии с планами мероприятий.
Для этого:
Для этого:
- Ведите письменный учет расходования ресурсовДелайте это в бумажном виде или в электронном, например, в таблице Excel
- Обсуждайте вопрос о наличии ресурсовНа каждой встрече членов группы обсуждайте вопрос о наличии необходимых ресурсов и о том, что уже было использовано
"Тот, у кого из орудий имеется лишь молоток, склонен на любую проблему смотреть как на гвоздь".
Абрахам Маслоу
Над этим стоит подумать
- Карл фон КлаузевицЕсли абсолютного превосходства достичь невозможно, вы умело используя имеющиеся ресурсы, должны добиться относительного перевеса в наиболее важной точке.
- Махатма ГандиНайди цель, ресурсы найдутся.
- Ингвар КампрадВремя – ваш главный ресурс. На самом деле за 10 минут можно очень многое сделать. Потерянные десять минут уже никогда не вернуть.
Ваши трудности.
С какими трудностями группа столкнулась при определении списка необходимых ресурсов? И главное - как вы справились с трудностями на этом этапе?
Ваши рекомендации.
Что вы конкретно советуете тем, кто только планирует заниматься разработкой своего первого проекта. Как правильно искать и использовать ресурсы, обеспечивающие успешную реализацию проекта?
С какими трудностями группа столкнулась при определении списка необходимых ресурсов? И главное - как вы справились с трудностями на этом этапе?
Ваши рекомендации.
Что вы конкретно советуете тем, кто только планирует заниматься разработкой своего первого проекта. Как правильно искать и использовать ресурсы, обеспечивающие успешную реализацию проекта?
Наша команда
Педагогическое конструкторское бюро
- Прутченкова Светлана АлександровнаРуководитель
Педагогического конструкторского бюро - Прутченков Александр СергеевичГлавный научный сотрудник
Педагогического конструкторского бюро - Павлова Анна АлексеевнаEvent-менеджер, преподаватель Педагогического конструкторского
бюро
